Voeg een reactie toe aan deze pagina

Aanbesteden, hoe werkt dat?

Het project N247 Noord is in aanbesteding. Klinkt goed. Maar wat betekent het? Een inkoopopdracht van de overheid heet een aanbesteding. Dat kan gaan om een dienst, bijvoorbeeld de inhuur van een adviseur, of een levering van bijvoorbeeld nieuwe computers. Het kan ook gaan om een ‘werk’, zoals de aanleg van een weg of het repareren van een brug.

Bij project N247 Noord gaat het om een werk. Komt zo’n opdracht boven een bepaald bedrag? Dan is de overheid verplicht om (Europees) aan te besteden. Dat staat in de Aanbestedingswet Werken uit 2016. Als overheid moet je je aan regels houden bij die aanbestedingen. Zo kopen we eerlijk in. Want alle aannemers krijgen door de regels een eerlijke kans om een overheidsopdracht uit te mogen voeren. En overheden betalen een eerlijke prijs voor het werk dat wordt uitgevoerd. 

Een aanbestedingstraject voor werk aan wegen en bruggen kost veel tijd en kent heel veel stappen. Een overzicht van de stappen.

Deze stappen hebben we al gedaan:

En deze stappen volgen nog:

Stap 1: Bepalen wat de opdracht is

Bij een aanbesteding zorgt de provincie voor een uitgebreide omschrijving van de gewenste levering van producten en/of diensten. Het project N247 Noord bestaat uit het onderhoud aan de N247 op het deel tussen Monnickendam en de kruising met de N244 bij Edam-Volendam. Het vervangen van de Dijksbrug in Monnickendam, het maken van een P+R op een andere locatie in Monnickendam en het herinrichten van de kruising van de N247 met de Hoogedijk in Katwoude hoort er bij. De aanleg van een fietspad langs de N247 tussen Monnickendam en De Zedde en onderhoud aan het viaduct over de Purmer Ee zit ook in de opdracht. Provincie Noord-Holland heeft een ontwerp gemaakt voor de oplossingen op de N247 Noord. De kosten daarvoor zijn geraamd en die komen boven de grens voor Europees aanbesteden. Door naar de volgende stap.

 Stap 2: Keuze contractvorm

Denk bij deze stap aan welke soort contract je wilt. Hoe leg je de afspraken die je maakt vast. Gaat de aannemer zelf ontwerpen maken of vertel je als opdrachtgever exact hoe je het werk uitgevoerd wilt hebben. Dat laatste heet dan een bestek. Bij project N247 Noord is voor zo’n bestek gekozen.

 Stap 3: Marktconsulatie

Bij een marktconsultatie stel je als opdrachtgever een vraag. Geïnteresseerde aannemers of aanneemcombinaties kunnen dan een reactie geven of een oplossing geven. Bij het uitvoeren van een marktconsultatie staat de gelijke behandeling voorop; een aannemer mag door de marktconsultatie niet een betere positie krijgen dan andere aannemers. Iedereen die aan de marktconsultatie meedoet krijgt dezelfde informatie. Behalve als je als aannemer aangeeft dat de informatie die de aannemer aanlevert een bedrijfsgeheim is. 
Je kunt een marktconsultatie ook gebruiken als vooraankondiging. Of om te kijken of aannemers belangstelling hebben om het werk uit te voeren. Afgelopen zomer heeft de provincie zo’n marktconsultatie uitgevoerd. Dat wordt openbaar gemaakt via TenderNed.nl. Een van de vragen was of aannemers denken dat het werk, gezien de  veengrond in de regio Waterland, in 2026 klaar kan zijn. 
Resultaat van deze marktconsulatie: Er zijn meer dan genoeg aannemers die in aanmerking willen komen voor dit werk. De provincie kiest daarom voor een getrapte aanbesteding: een voorselectie en de daadwerkelijke aanbesteding. 

 Stap 4: Het maken van een pakket met eisen waar inschrijvers aan moeten voldoen

Als opdrachtgever bepaal je een pakket van gedetailleerde eisen waar de aannemers die inschrijven op de opdracht aan moeten voldoen. Dat is het bestek. Er wordt een selectieleidraad voor de aanbesteding gemaakt. In dit document staat wat voor soort werk het is en welke ervaringen de aannemer moet hebben om aan deze aanbesteding mee te doen. Deze ervaringseisen zijn gebaseerd op het aard van het werk en de risico’s van het werk. Eén van de eisen die de provincie voor het project N247 Noord is dat de aannemer gewerkt moet hebben in slechte bodem. 

 Stap 5: De aanbesteding - voorselectie

Via TenderNed wordt de aanbesteding openbaar gemaakt. Aannemersbedrijven kunnen online de documenten vinden waarin staat hoe ze kunnen deelnemen aan de voorselectie, wat het werk is dat uitgevoerd moet worden en aan welke kwaliteitseisen het bedrijf moet voldoen. Ook de resultaten uit stap 3, de marktconsultatie, en de selectieleidraad, het resultaat van stap 4, staan online. Dat van alle inschrijvers er 5 doorgaan naar de volgende fase werd ook bekend gemaakt. De publicatie op TenderNed van het project N247 Noord was op 28 augustus. De deadline voor het inschrijven op 29 september. 

 Stap 6: Vragenrondes en beantwoording

Aannemers mogen vragen stellen over het werk dat moet worden uitgevoerd of over de documenten die op TenderNed staan. De provincie moet al die vragen voor een bepaalde datum beantwoorden. Alle vragen en antwoorden komen dan online bij de stukken te staan. Zo hebben alle aannemers dezelfde informatie. Deze stap heet Nota van Inlichtingen. 

 Stap 7: Aanmelding voor de voorselectie door aannemers

Aannemers die geïnteresseerd zijn in het werk moeten zich officieel aanmelden voor een vooraf vastgestelde datum. Voor project N247 Noord was dat 29 september. Er wordt een lijst gemaakt van op welk tijdstip op welke manier documenten zijn ontvangen, het zogeheten proces-verbaal. Alle schriftelijke aanmeldingen worden bewaard in een (digitale) kluis, totdat de deadline is verstreken. Dan wordt de (digitale) kluis opengemaakt. Alle aanmeldingen worden op hetzelfde moment bekeken. Kloppen alle aangeleverde documenten? Bij de opening moeten minimaal twee personen aanwezig zijn. 

 Stap 8: Selecteren 

In de weken na het openen van de kluis zijn de aanmeldingen van de aannemers voor project N247 Noord beoordeeld. Dat gebeurd aan de hand van de selectieleidraad. Niet alle inschrijvingen voldeden. In de selectieleidraad staat ook hoeveel punten een aannemer kan krijgen als het bedrijf aan een van de voorwaarden voldoet. 
Omdat er meer dan 5 inschrijvers met evenveel punten overbleven is op 16 oktober geloot. Alle inschrijvers krijgen een brief met het nieuws of ze bij de 5 aannemersbedrijven zitten die door mogen naar een volgende stap. Of waarom ze het niet geworden zijn. De lijst met 5 namen wordt ook via TenderNed openbaar gemaakt. Denkt een bedrijf dat het proces niet goed is verlopen, dan kunnen ze binnen10 dagen bezwaar aantekenen. Na de voorselectie voor het uitvoeren van project N247 Noord zijn geen bezwaren binnengekomen. 

 Stap 9: Inschrijvingsfase van de aanbesteding en vragenronde

Als de laatste constructiedetails zijn uitgewerkt start de inschrijvingsfase voor het project N247 Noord. De 5 aannemers die na stap 8 zijn overgebleven worden uitgenodigd om in te schrijven op het project. Dat gebeurt weer openbaar via TenderNed. In het bestek staat exact beschreven welk werk moet worden uitgevoerd en hoe de provincie verwacht dat het wordt uitgevoerd. Alle ontwerptekeningen die nodig zijn om het werk te kunnen beoordelen – en er een prijs voor de uitvoering daarvan aan te kunnen hangen – zitten ook in het pakket dat op TenderNed staat. Vooraf is duidelijk voor welke datum de inschrijving binnen moeten zijn, tot welke datum aannemers vragen kunnen stellen en wanneer ze antwoord op die vragen krijgen. De aannemers die meedoen in deze stap krijgen de antwoorden op elke vraag die binnen is gekomen. Zo heeft iedereen weer dezelfde informatie. Voor project N247 Noord zijn er 3 openbare vragenrondes. Daarnaast is er een individuele informatiebijeenkomst. Een extra ronde waarin de aannemers 1 op 1 aan de provincie vragen kunnen stellen die niet met iedereen worden gedeeld. Zo heeft iedereen de kans om meer concurrentiegevoelige zaken te toetsen bij de provincie. Denk aan ideeën over hoe een aannemer het werk wil uitvoeren op een manier die een kwalitatieve meerwaarde heeft, zoals het verminderen van hinder voor de omgeving of werken op een duurzame(re) manier. Na de laatste beantwoording zit minimaal 2 weken zodat alle aannemers alle antwoorden en informatie kunnen verwerken in hun plannen.
Ook nu worden alle documenten die binnenkomen opgenomen in een proces-verbaal en blijven de inschrijvingen totdat de deadline is verstreken in een (digitale) kluis. Is een aannemer te laat met inschrijving dan doet dat bedrijf niet meer mee in de procedure.
Alle documenten voor de inschrijving op het project N247 Noord moeten voor een bepaalde datum zijn ingediend. Welke datum dat is staat in de aanbesteding.

 Stap 10: Gunning

Na het verstrijken van de deadline wordt de digitale kluis geopend. De afdeling Inkoop van de provincie controleert eerst of de inschrijvingen juist zijn. Zijn alle documenten compleet? En zijn de handtekeningen gezet. Van de inschrijvingen die op orde zijn, gaat het inhoudelijke deel anoniem door naar een beoordelingscommissie. De prijs die een aannemer biedt, blijft ook in de kluis. De beoordelingscommissie, bestaande uit 3 of 5 mensen, weet dus niet hoeveel een aannemer voor het werk vraagt of van welke aannemer welk pakket is dat ze doornemen. 
De beoordelingscommissie neemt een periode van minimaal 2 weken om de aanbiedingen van de aannemers te beoordelen op kwaliteit. Dat gaat met een puntensysteem, dat vooraf is gepubliceerd op Tendernet. Het gaat om de EMVI-leidraad. EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. De aannemer met de beste prijs kwaliteitsverhouding wint de aanbesteding. De score op kwaliteit van het werk telt voor een deel mee in het eindresultaat. De prijs die een aannemer biedt om het werk uit te voeren telt voor het andere deel mee. 
Als de beoordelingscommissie het eens is over de kwalitatieve score van de inschrijvingen maakt de afdeling Inkoop de kluis open om de bedragen te openen. Dan worden ook de namen van de aannemers aan de pakketten gekoppeld. Na doorrekening van de scores is duidelijk welke aannemer als beste uit de bus komt. 

 Stap 11: Voornemen tot gunning

Welk bedrijf de inschrijving voor project N247 Noord heeft gewonnen wordt daarna bekend gemaakt in een voornemen tot gunning. De aannemers die hebben ingeschreven krijgen een uitgebreide brief met daarin welke aannemer de inschrijving heeft gewonnen en voor welk bedrag dat bedrijf heeft ingeschreven. Daarnaast staat er een uitleg over de beslissing en een onderbouwing van de gemaakte keuzes. Elke inschrijver krijgt ook te horen waarom hun bedrijf het niet geworden is en hoe zij scoorden ten opzichte van de winnaar.

 Stap 12: Bezwaartermijn

Is een van de bedrijven die is afgevallen het niet eens met de door de provincie gemaakte keuze, dan kan men bezwaar aantekenen. Dat moet 20 dagen nadat de beslissing bekend is gemaakt. Doen aannemers dit, dan stopt de hele procedure totdat een rechter een uitspraak doet. Zijn er geen bezwaren ingediend binnen die 20 dagen dan is de gunning definitief en gaat het proces door naar stap 13.

 Stap 13: Vastleggen van afspraken in een overeenkomst en publicatie

De provincie is verplicht om de uitkomst van de aanbestedingsprocedure binnen 30 dagen na definitieve gunning te publiceren via TenderNed. Met de aannemer die het werk gaat uitvoeren wordt een contract getekend. In dat contract staan alle afspraken tussen de provincie en de aannemer. 

En dan kan de uitvoering van het werk beginnen!

Laatst gewijzigd: 07 december 2023

Om te kunnen reageren moet u eerst inloggen.